第一条　为了加强会计档案管理，加强学院会计档案管理，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。

第二条　财务处必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第三条　会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第四条　每年形成的会计档案，应当按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管三年，期满之后，应当编制移交清册，移交学院档案室统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。

移交学院档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案室人员应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第五条　保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 

第六条  各种会计档案的保管期限，根据特点可分为永久、定期两类。永久档案应长期保管，不可销毁；定期档案根据保管期限分为10年、25年2类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

会计档案保管期限为最低保管期限，具体如下。

（一）需要永久保存的会计档案：会计档案销毁清册以及年度财务报告、年度财务决算、税收年报(决算)。

（二）保管期限为25年的会计档案：会计凭证类；总账、明细账、日记账（现金和银行存款日记账除外）和辅助账簿；会计移交清册；各种会计凭证；各种完税凭证；会计移交清册。

（三）保管期限为15年的会计档案：固定资产卡片于固定资产报废清理后保管15年；银行余额调节表；银行对账单；会计月、季度报表。

第七条　保管期满的会计档案，除本办法第八条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

（一）由院办档案室同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）单位财务主管院长在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）销毁会计档案时，应当由院办档案室和财务处共同派员监销。

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位财务主管院长。

第八条　保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第九条　按照电子计算机进行会计核算的档案，应当保存打印出的纸质会计档案和备份光盘同时保管。

第十条　学院因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。

第十一条　基建项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给财务处，并按规定办理交接手续。

第十二条　移交会计档案，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。